Clase VII - 16052019 - Control de estructuras y relaciones

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Captura de datos 
La captura de datos ha recibido cada vez más atención como el punto en el procesamiento de la información en el que se puede obtener excelentes ganancias en productividad. 
La decisión sobre lo que se debe capturar es más importante que la interacción del usuario con el sistema. 
Hay dos tipos de datos a introducir: 

• los datos que cambian o varían con cada transacción y 
• los datos que diferencian en forma concisa el elemento específico que se está procesando de los demás elementos. 

¿Qué capturar?
Al considerar qué dato en necesario capturar para cada transacción y qué datos hay que dejar para que el sistema los introduzca, se debe aprovechar lo que las computadoras hacen mejor. 
La computadora puede almacenar y acceder a esta información con facilidad. 
Las computadoras pueden manejar de manera automática las tareas repetitivas, como  calcular nuevos valores a partir de una entrada, además de almacenar y recuperar datos bajo demanda. 
Al emplear las mejores características de las computadoras, el diseño de la captura de datos eficiente evita la entrada de datos innecesarios.
Entre menos pasos se requieran para introducir datos, menor será la probabilidad de introducir errores.

Asegurar la calidad de los datos por medio de la validación de la entrada
Problemas potenciales al validar la entrada 

• Enviar datos incorrectos.- este error trata de introducir datos incorrectos o que no se ingresan en el lugar correspondiente, por lo regular este error es accidental. 
• Prueba de datos faltantes.- en algunos casos es necesario que estén presentes todos los datos para que el proceso sea válido. 
• Longitud de campo incorrecta.- en este se comprueba la entrada para ver si tienen la longitud correcta para el campo. Si son erróneos se pueden considerar erróneos y no ser procesados. 
• Tipo de campo incorrecto (cadena, fecha, numérico,etc. ).
• Entrada / captura de datos de rango / límite / intervalo incorrecta (valores máximos y mínimos o lista de valores válidos que se pueden almacenar).

Validar datos de entrada: 

• Prueba de clase o composición.-determina que un determinado campo solo contenga los caracteres correspondientes y no incluya ambos (que un campo solo contenga caracteres numéricos o viceversa).
• Prueba de rango. - verificar el límite superior o inferior. (Por ej. no  permitirá una fecha del mes 13) 
• Prueba de valores inválidos.-se realizan para valores discretos, donde los campos solo puedan tener ciertos valores.
• Prueba para comparar con datos almacenados.- se comparan los datos que se introducen con los datos que ya están almacenados (un producto que se introduce se puede comparar con el inventario para asegurar que se haya introducido de forma correcta) 

Ejemplo: En la sgte. tabla se almacena información de los clientes de una empresa.

IdDNI	Apellido	Nombre	IdLocalidad	CA	Saldo	Fecha
17724298	Pérez	José	2252	456	$ 4.500	25/04/2019
28456665	Arri	Jaqquelina	2252	566	$    500	25/04/2019
34599000	Estévez	Luciano	2246	422	$    700	25/04/2019
19345666	Prietto	Lúcas	2252	675	$    800	25/04/2019
27898392	Juarez	Lorena	2242	672	$ 9.880	25/04/2019

¿Qué errores podría cometer el operador al cargar un nuevo registro?

Respecto al idDNI, al cargar un nuevo registro podría:
Ingresar ... 

• un valor alfabético cuando el sistema espera un dato numérico (error de tipo / composición).
• un valor negativo cuando el sistema espera un valor positivo (error de rango).
• un valor flotante (decimal) cuando el sistema espera un valor entero (error de tipo).
• un espacio en blanco ( o sin cargar) cuando el sistema espera un valor entero, positivo, de 8 posiciones máximo de longitud (error de d faltantes).
• un valor entero, positivo, de 9 dígitos (error de rango / longitud).

¿Entonces qué debería validarse?

Siguiendo con el ejemplo para idDNI: 

Longitud: entre 7 y 8 posiciones
Tipo: numérico, entero, positivo
Existencia  (es decir, que no esté ne blanco).
Duplicado de identificador / clave (redundancia).

Validación de datos en Excel

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. Puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Pasos

1- Seleccione las celdas para las que quiere crear una regla.
2- Seleccione la ficha Datos à Validación de datos (dblClick)
3- En la pestaña Configuración, en Permitir, seleccione una opción:

1. Cualquier valor
2. Número entero : para restringir la celda para que acepte solo números enteros.
3. Decimal : para restringir la celda para que acepte solo números decimales.
4. Lista: para elegir datos de una lista desplegable.
5. Fecha: para restringir la celda para que solo se acepten fechas.
6. Hora : para restringir la celda para que solo acepte la hora.
7. Longitud del texto: para restringir la longitud del texto.
8. Personalizada: para fórmulas personalizadas.

4- En Datos, seleccione una condición
5- Seleccione la casilla Omitir blancos para omitir los espacios en blanco.
Si desea agregar un título y un mensaje para la regla, seleccione la pestaña mensaje de entrada y, a continuación, escriba un título y un mensaje de entrada.
6- Seleccione la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda para mostrar el mensaje cuando el usuario seleccione las celdas seleccionadas o mantenga el mouse sobre estas.
7- Seleccione Aceptar.

Si se escoge la opción Personalizada se pueden validar las capturas de datos utilizando fórmulas y funciones.

Funciones más usadas:
Para el control de la longitud de un dato: 
=Largo(dirección)   / Ej.: =Largo(D4)

Para el control del tipo de dato: 
=ESNUMERO(dirección) / Ej.: =ESNUMERO(R5)
=ESTEXTO(dirección)/ Ej.: =ESTEXTO(C34)
=ESBLANCO(dirección)/ Ej.: = ESBLANCO(A12)

Para el control de datos duplicados:
=CONTAR.SI(rango; dirección primer elemento del rango) =1 / Ej. =CONTAR.SI($L$5:$L$14;L5) =1

Para el control de rango:


=SI(prueba lógica; "Valor si verdadero"; "Valor si Falso") / Ej. =SI(A1 > B4; "A1 almacena el mayor valor"; "A1 no almacena en mayor valor")
=Y(valor lógico 1; valor lógico 2; ...) / Ej. =Y(15>2; 28>26)  Resultado verdadero
=O(valor lógico 1; valor lógico 2; ...) / Ej. =O(15>2; 4>6)  Resultado verdadero, porque una de las dos comparaciones es verdadera.

Ejemplos para el control de rango

Por ejemplo, para verificar si la celda A5 tiene un valor numérico comprendido entre 500 y 600, la función es =SI(Y(A5>=500; A5<=600); "Correcto";"Incorrecto")


Por ejemplo, para verificar si la celda A5 tiene un texto de la lista formada por "Gálvez, Coronda y Arocena" la función es =SI(O(A6="Gálvez"; A6="Coronda"; A6 ="Arocena");"Correcto"; "Incorrecto") 
Esta función no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero sí entre vocales acentuadas y no acentuadas.


Solución ejercicios Caso Productos

Organización de datos (1)

Organización de datos (2)

Organización de datos (3)